Hướng Dẫn Sử Dụng TradeDoc AI Pro: Tự Động Hóa Đối Chiếu Tờ Khai & Bộ Chứng Từ Logistics

Trong nghiệp vụ Xuất Nhập Khẩu, việc đối chiếu giữa Tờ khai Hải quan và Bộ chứng từ (Invoice, P/L, B/L, C/O) là công đoạn tốn nhiều thời gian và dễ xảy ra sai sót nhất. Chỉ một lỗi nhỏ về số hóa đơn hay mã HS cũng có thể dẫn đến việc bị bác tờ khai hoặc phạt hành chính.

TradeDoc AI Pro ra đời nhằm giải quyết triệt để bài toán này bằng công nghệ AI Automation mạnh mẽ. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng công cụ từ A-Z ngay trên máy tính cá nhân.

Download (Tải về)

1. TradeDoc AI Pro là gì?

TradeDoc AI Pro là phần mềm chuyên dụng cho ngành Logistics, sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) để tự động đọc, trích xuất và so khớp dữ liệu giữa Tờ khai hải quan và các chứng từ liên quan.

Điểm khác biệt lớn nhất là khả năng chạy offline/local trên máy tính, giúp bảo mật tuyệt đối thông tin kinh doanh của doanh nghiệp.

2. Hướng dẫn các bước đối chiếu dữ liệu tự động

Bước 1: Cấu hình và Tải tài liệu lên

Tại giao diện chính “Cấu hình Đối chiếu”, bạn thực hiện các thao tác:

Tờ khai hải quan (Dữ liệu gốc): Kéo thả file PDF, XLSX hoặc DOCX của tờ khai vào ô bên trái.
Bộ chứng từ (Đối chiếu): Tải lên các file liên quan như Invoice, Packing List, Bill of Lading, C/O vào ô bên phải.
Hệ thống hỗ trợ cơ chế Semantic Inference (Nhận diện thuật ngữ tương đương), giúp AI hiểu được các ký hiệu khác nhau nhưng cùng ý nghĩa.

Bước 2: Thiết lập Danh mục trường dữ liệu

TradeDoc AI Pro cho phép bạn linh hoạt tùy chỉnh các thông tin cần soi xét:

Số hóa đơn (Invoice No): Kiểm tra tính chính xác tuyệt đối.
Mã HS (HS Code): Đối chiếu mã phân loại hàng hóa.
Trọng lượng (GW/NW): Kiểm tra dung sai cho phép.
Xuất xứ: Sử dụng thuật toán Fuzzy (Gần đúng) để nhận diện tên quốc gia.

Mẹo: Bạn có thể nhấn vào nút “+” để thêm mới các trường dữ liệu như Mã số thuế, Tên tàu, hoặc Số container tùy theo nhu cầu riêng.

Bước 3: Chạy đối chiếu và Phân tích kết quả

Sau khi nhấn “Chạy đối chiếu”, AI sẽ xử lý trong vài giây và trả về bảng “Chi tiết đối chiếu”:

Màu xanh (Match): Dữ liệu khớp hoàn toàn.
Màu đỏ (Mismatch): Dữ liệu sai lệch (Ví dụ: Số hóa đơn trên tờ khai khác với Invoice).
Màu xám (Missing): Dữ liệu có trong chứng từ nhưng thiếu trên tờ khai.

3. Tính năng “Kết luận Chuyên gia AI” – Trợ lý ảo đắc lực

Đây là tính năng đáng giá nhất của TradeDoc AI Pro. Dựa trên logic nghiệp vụ hải quan, AI sẽ đưa ra một báo cáo Logic-based Audit Report:

Đánh giá rủi ro: Cảnh báo mức độ rủi ro (Thấp/Trung bình/Rất cao).
Dự báo luồng vàng/đỏ: Cảnh báo nếu sai sót có khả năng khiến tờ khai bị kiểm hóa hoặc bác bỏ.
Hướng dẫn xử lý: Đưa ra lời khuyên cụ thể để nhân viên chứng từ sửa lỗi ngay trước khi truyền tờ khai chính thức.

4. Bảo mật thông tin – Ưu tiên hàng đầu trong Logistics

Khác với các công cụ web-based thông thường, TradeDoc AI Pro được thiết kế để:

Cài đặt trực tiếp trên máy tính: Dữ liệu không đi qua máy chủ trung gian.
Xử lý Local: Mọi thao tác trích xuất OCR và so khớp diễn ra ngay tại phần cứng của bạn.
An toàn tuyệt đối: Tránh rò rỉ thông tin giá cả, đối tác và lộ trình vận chuyển ra bên ngoài.

5. Kết luận

Sử dụng TradeDoc AI Pro không chỉ giúp doanh nghiệp Logistics tiết kiệm 80% thời gian kiểm soát chứng từ mà còn loại bỏ hoàn toàn các lỗi chủ quan từ con người. Đây chính là “vũ khí” giúp các đơn vị Forwarder và xuất nhập khẩu nâng cao năng lực cạnh tranh trong kỷ nguyên AI.

Xem thêm: