AI Automation – Enrich Data

Đây là một workflow n8n tự động tạo câu mở đầu (icebreaker) cho email tiếp cận lạnh dựa trên danh sách lead trong Google Sheets, lấy thêm dữ liệu từ LinkedIn qua Apify, dùng GPT-4.1-mini để viết câu mở đầu, rồi lưu kết quả trở lại Sheets nên người không rành kỹ thuật vẫn có thể theo dõi theo các bước dưới đây. Mục tiêu là xử lý các lead ngành nha khoa ở Mỹ trong sheet “USA_Dental”, tạo icebreaker ngắn gọn, cá nhân hóa và cập nhật trạng thái đã làm giàu dữ liệu cho từng lead.

Mục tiêu

• Lấy các lead có trạng thái “un-enriched” từ tab “100 Leads”, tự động thu thập dữ liệu LinkedIn, tạo icebreaker theo luật định sẵn và lưu sang tab “Enriched” của cùng Google Sheet “USA_Dental”.

• Sau khi ghi icebreaker, trạng thái lead trong “100 Leads” được đổi sang “enriched” để tránh xử lý trùng.

Dữ liệu đầu vào

• Google Sheet “USA_Dental” tab “100 Leads” là nơi chứa danh sách lead, trong đó workflow chỉ lấy các dòng có “status = un-enriched”.

• Các cột quan trọng gồm id, name, email, organization_name, linkedin_url, cùng nhiều trường mô tả công ty và cá nhân để đối chiếu và cập nhật trạng thái sau khi xử lý.

Các bước tự động

1. Bắt đầu bằng thao tác Manual Trigger “When clicking ‘Execute workflow’” để khởi chạy luồng khi nhấn nút Execute trong n8n.

2. Nút “Get Raw Un-enriched Leads” đọc tab “100 Leads” và lọc các dòng có status = “un-enriched” từ file Google Sheet “USA_Dental”.

3. Bộ lọc “hasEmail?” chỉ cho phép các lead có trường email không rỗng đi tiếp, tránh tạo icebreaker cho lead thiếu email.

4. “Loop Over Items” xử lý tuần tự từng lead theo lô, bảo đảm các bước sau áp dụng chính xác cho từng dòng.

5. “Set Apify Tokens” khai báo apifyAPIKey và apifyActorID (hiện để trống trong file và cần điền trước khi chạy thực tế).

6. “Call Apify LinkedIn API” gửi POST đến endpoint run-sync-get-dataset-items của Apify, truyền profileUrls lấy từ linkedin_url và Authorization Bearer token để lấy dữ liệu hồ sơ LinkedIn.

7. “Aggregate” gom dữ liệu phản hồi từ Apify thành một cấu trúc gọn, thuận tiện cho bước AI phía sau.

8. “Simplify Fields for AI Agent” chuẩn hóa các trường đầu vào cho AI như firstName, lastName, companyName, headline, currentJobDurationInYrs, email, organizationShortDescription, organizationCity, organizationState.

9. “Generate Personalized Icebreaker” dùng model gpt-4.1-mini để tạo nội dung JSON {icebreaker: “…”} theo các quy tắc: giọng văn tối giản, nhắc tên riêng và tên công ty đã rút gọn, rút gọn địa danh, tránh khen sáo rỗng, độ dài tối đa 3–4 câu.

10. “Append Enriched Icebreaker” ghi kết quả sang tab “Enriched” của cùng file “USA_Dental”, ánh xạ các cột id, name, email, company, headline, linkedIn, icebreaker.

11. “Update Un-enriched List” cập nhật trạng thái dòng tương ứng trong tab “100 Leads” sang “enriched” dựa trên id để đánh dấu đã xử lý.

12. “SplitInBatches/Loop Over Items” tiếp tục lặp lại quy trình cho các lead còn lại cho đến khi hết danh sách “un-enriched”.

Đầu ra và nơi xem kết quả

• Tab “Enriched” trong file “USA_Dental” sẽ có các dòng mới gồm id, name, email, company, headline, linkedIn và trường icebreaker đã tạo.

• Tab “100 Leads” sẽ cập nhật cột status của lead tương ứng từ “un-enriched” thành “enriched” sau khi hoàn tất ghi icebreaker.

Những gì cần chuẩn bị

• Kết nối Google Sheets OAuth2 trong n8n để đọc/ghi dữ liệu vào “USA_Dental” và các tab liên quan.

• apifyAPIKey và apifyActorID hợp lệ để gọi chính xác Apify LinkedIn API trong node “Call Apify LinkedIn API”.

• Thông tin xác thực OpenAI đã cấu hình cho node “Generate Personalized Icebreaker” để dùng model gpt-4.1-mini.

Lưu ý quan trọng

• Workflow chỉ xử lý lead có email, giúp tiết kiệm chi phí API và tránh tạo nội dung không gửi được.

• Lời gọi API đến Apify dùng phương thức POST với header Authorization Bearer và body JSON truyền mảng profileUrls dựa trên linkedin_url của từng lead.

• Icebreaker được AI trả về ở trường JSON và được lấy qua biểu thức n8n “$json.message.content.icebreaker” để ghi vào Sheets.

• Luật rút gọn tên công ty/địa điểm và giọng văn spartan giúp email mở đầu tự nhiên, ngắn gọn, tránh sáo rỗng, đúng định dạng yêu cầu.

Sơ đồ luồng đơn giản

• Execute → Lấy “un-enriched” → Lọc có email → Từng lead → Set Apify tokens → Gọi Apify LinkedIn → Aggregate → Simplify → GPT tạo icebreaker → Append “Enriched” → Update “enriched” → Lặp đến hết.